5 tips til årsrapporten

En årsrapport består i utgangspunktet bare av virksomhetens årsregnskap og årsberetning, men mange benytter anledningen til å lage en mer omfattende presentasjon av selskapet og året som har gått. Det er det gode grunner til.

De alle fleste virksomheter har en eller annen form for årsrapport. For børsnoterte selskaper er årsrapporten en forpliktelse overfor aksjonærene, og offentlige virksomheter må rapportere til staten ved sitt eierdepartement. For frivillige organisasjoner er årsrapporten styrets rapport til årsmøtet om hva som har skjedd i virksomheten siste år. Store bedrifter har i tillegg en forpliktelse til å komme med en redegjørelse om samfunnsansvar.

De formelle kravene kan oppfylles med ganske enkle rapporter, men mange velger å bruke årsrapporten til å profilere virksomheten overfor bredere grupper. Skal årsrapporten fungere som kommunikasjonskanal, er det flere ting du bør tenke på.

1. Bestem deg for målgruppen. Som med alle kommunikasjonstiltak er det viktig å ha en målgruppe for øyet når du utformer både innhold og visuelt uttrykk. «Eierne» er alltid en viktig målgruppe for årsrapporter, men henvender du deg til bredere målgrupper som ikke kjenner virksomheten fra før, krever det andre virkemidler enn om det bare er styret eller årsmøtet som skal lese den. «Alle» er ingen målgruppe — vær mer spesifikk.
   
2. Tenk nøye gjennom innholdet. Årsrapporten er en fin anledning til en bred presentasjon av virksomheten, fakta og viktige hendelser i året som har gått. I økende grad rapporterer virksomheter også om hvordan de jobber med miljø, klima og samfunnsansvar. Rapporteringen bør gjerne skje i henhold til UN Global Compacts Global Reporting Initiative (GRI)eller FNs bærekraftsmål. I tillegg til den formelle informasjonen i regnskap og beretning, kan årsrapporten inneholde artikler, intervjuer, notiser, småstoff, grafikk mv. I den redaksjonelle delen er det viktig å bruke redaksjonelle virkemidler som gjør årsrapporten innbydende og leservennlig: gode overskrifter og ingresser, faktabokser, bildetekster, grafikk og illustrasjoner.
   
3. Hvordan vil du si det? Skal du lage en ordentlig gjennomarbeidet årsrapport er det viktig å tenke idé og konsept fra starten av. Skal det være en nøktern og saklig rapport, eller skal du formidle en mykere side ved virksomheten ved å presentere mennesker og historier? Er det i så fall direktørene eller de ansatte som skal profilere selskapet? Overfor potensielle jobbsøkere kan årsrapporten være en fin anledning til omdømmebygging eller employer branding. Hvem er dere? Hva vil dere? Hvorfor er dere en attraktiv arbeidsplass?
   
4. Bruk infografikk. Infografikk er et effektivt visuelt verktøy for å kommunisere kompliserte fakta og sammenhenger. Det er viktig å legge vekt på at infografikken ikke bare blir et rent illustrasjonselement, men bidrar til å gjøre vanskelige budskap lettere å forstå for mottakeren. Ikke uten grunn kalles ofte infografikk «visuell journalistikk». Grafikken brukes til å visualisere noe som er krevende å formidle bare med ord.
5. Gode bilder og illustrasjoner. Bilder og illustrasjoner skal brukes til å underbygge det tekstlige innholdet. Bilder kan brukes både som profilerende illustrasjonselementer eller som redaksjonelle virkemidler. Uansett hvordan du skal bruke bilder i årsrapporten, bør bildebruken og bildestilen henge sammen med det overordnede konseptet for årsrapporten.

Papir eller digital?
For noen år siden var det mange som mente at årsrapporten var en opplagt kandidat for digitalisering og publisering på nett, men utviklingen har ikke gått entydig i den retningen. Det er trolig flere grunner til det. Investorer i børsnoterte selskaper vil ofte ha en trykket årsrapport fordi den ikke kan «tukles» med i etterkant. En trykket årsrapport er også et fint visittkort for virksomheten, og også mer leservennlig for den som skal lese lengre tekster. Mange virksomheter lager derfor både en trykket årsrapport samtidig som de legger hele eller deler av årsrapporten ut på nett. Den digitale løsningen kan være alt fra en PDF til et eget nettsted for årsrapporten.

Gjenbruk av innholdet
For mange blir årsrapporten et praktisk oppslagsverk for fakta om virksomheten. Hvor mange ansatte er vi? Hva er omsetningen og resultatet? Hva skjedde i fjor — og når skjedde det? Nettopp det at årsrapporten er fasiten for fjoråret, gjør at den er et velegnet utgangspunkt for presentasjoner, eller for en animasjonsfilm til bruk i sosiale medier. Noen virksomheter lager også korte filmsnutter til bruk i sosiale medier med utgangspunkt i årsrapporten. Nøkkelen til å få mest mulig ut av årsrapporten er uansett å planlegge godt — og starte tidlig.

Farmandprisen
Mange virksomheter deltar i konkurransen om den årlige Farmandprisen for årsrapporter. Det er flere klasser for både digitale og trykte årsrapporter. I tillegg til heder og ære, gir Farmandprisen også en læringseffekt. Deltakere i konkurransen får en tilbakemelding fra juryen. I tillegg er det mye å lære av å studere de beste.